До 10 червня 2026 року в Україні завершується п’ятирічний перехідний період для внесення даних із паперових трудових книжок до електронного реєстру. Через це українці масово шукають, чи потрібно терміново подавати скани до Пенсійного фонду України, хто має це зробити — працівник чи роботодавець, і головне — чи може зникнути страховий стаж після дедлайну, повідомляє jerelo.com.ua.
Коротка відповідь: оцифрувати трудову книжку варто якнайшвидше, але неоцифрована книжка не означає автоматичну втрату набутого страхового стажу. Про це прямо зазначає Пенсійний фонд України. Водночас зволікати не варто: якщо дані про роботу до 2004 року не будуть внесені в електронну систему, у майбутньому підтвердження стажу може стати складнішим.
Головне завдання оцифрування — не “покарати” людей, а зберегти інформацію про трудову діяльність у реєстрі та спростити оформлення пенсії.
Що означає дедлайн 10 червня 2026 року
Електронний облік трудової діяльності запровадили законом №1217-IX, який набрав чинності 10 червня 2021 року. Документ передбачив п’ятирічний перехідний період, протягом якого відомості з паперових трудових книжок мають бути внесені до Реєстру застрахованих осіб. Текст закону доступний на сайті Верховної Ради України.
Фактично це означає, що до 10 червня 2026 року роботодавці та працівники мають подати скановані копії трудових книжок до ПФУ. Зробити це можна через вебпортал електронних послуг Пенсійного фонду України або через роботодавця.
Важливо: 10 червня 2026 року — це дедлайн перехідного періоду, а не дата, після якої весь стаж “згорає”. ПФУ пояснює, що паперова трудова книжка й надалі може бути документом для підтвердження стажу.
Хто має оцифрувати трудову книжку
Подати трудову книжку на оцифрування може як роботодавець, так і сам працівник. Це підтверджує ПФУ у своєму роз’ясненні.
- Роботодавець може сканувати трудові книжки працівників і передавати дані до ПФУ через кабінет страхувальника.
- Працівник може самостійно завантажити сканкопії через особистий кабінет застрахованої особи.
- Людина за кордоном також може подати документи онлайн, якщо має доступ до електронного підпису та порталу ПФУ.
- Непрацюючим пенсіонерам у більшості випадків окремо оцифровувати трудову книжку не потрібно, адже дані вже є у пенсійній справі.
Якщо трудова книжка зберігається у роботодавця, варто не чекати останніх днів, а перевірити, чи подав він її на оцифрування.
Чи можна втратити стаж після 10 червня
Ні, сам факт того, що трудову книжку не оцифрували до 10 червня 2026 року, не означає автоматичної втрати набутого страхового стажу. Це ключовий момент, який важливо не перекручувати.
Пенсійний фонд пояснює: якщо сканкопію паперової трудової книжки не подали у визначений період, це не призводить до втрати набутого стажу. Водночас періоди роботи до 1 січня 2004 року можуть потребувати підтвердження паперовими документами, оскільки саме тоді ще не діяв повноцінний персоніфікований електронний облік. Детальніше про це йдеться в матеріалі Пенсійного фонду України.
| Період роботи | Як підтверджується стаж | Що варто зробити |
|---|---|---|
| До 1 січня 2004 року | Паперова трудова книжка та інші документи | Оцифрувати записи, щоб уникнути проблем у майбутньому |
| Після 1 січня 2004 року | Дані Реєстру застрахованих осіб | Перевірити інформацію в особистому кабінеті ПФУ |
| Після переходу на електронний облік | Електронні дані роботодавців | Контролювати, чи коректно відображається страховий стаж |
Що буде, якщо не встигнути до дедлайну
ПФУ та Комітет Верховної Ради з питань соціальної політики пояснюють, що навіть після 10 червня 2026 року паперові документи можуть бути відскановані — зокрема при зверненні людини до Пенсійного фонду за призначенням пенсії. Про це йдеться у роз’ясненні профільного комітету Верховної Ради.
Але це не означає, що дедлайн можна ігнорувати. Головний ризик — не штраф для працівника, а складніше підтвердження стажу, якщо паперова трудова книжка буде втрачена, пошкоджена або записи в ній виявляться нечіткими.
Найбільше значення оцифрування має для тих, хто має великий стаж до 2004 року, працював на підприємствах, які вже ліквідовані, перебували в зоні бойових дій або втратили архіви.
Як самостійно оцифрувати трудову книжку через ПФУ
Щоб подати трудову книжку онлайн, потрібно підготувати сканкопії сторінок із записами та завантажити їх через особистий кабінет на порталі ПФУ. За інформацією Пенсійного фонду, скани мають бути якісними та повними.
- Зайдіть на portal.pfu.gov.ua.
- Авторизуйтеся за допомогою КЕП, Дія.Підпису або іншого доступного способу входу.
- Відкрийте розділ щодо відомостей про трудову діяльність.
- Завантажте сканкопії сторінок трудової книжки, де є записи.
- Перевірте, чи всі файли читабельні, кольорові та зроблені з оригіналу документа.
- Підпишіть і надішліть звернення до Пенсійного фонду.
Не варто фотографувати сторінки поспіхом у поганому світлі: нечіткі печатки, обрізані краї або розмиті записи можуть стати причиною додаткових запитань.
Якими мають бути сканкопії трудової книжки
ПФУ радить подавати сканкопії у форматах JPG або PDF. Зображення мають бути кольоровими, чіткими та зробленими з оригіналу документа. На сторінках мають добре читатися серія і номер трудової книжки, дата видачі, записи про прийняття, переведення і звільнення, печатки та підписи.
- сканувати потрібно всі сторінки, на яких є записи;
- краще використовувати якість 300 dpi;
- зображення має містити всю сторінку без обрізаних країв;
- файл не повинен бути надто важким для завантаження на портал;
- перед поданням варто перевірити, чи всі дати, назви підприємств і печатки читаються.
Чи продовжать строк оцифрування трудових книжок
У Верховній Раді зареєстровано законопроєкт №14257 щодо подовження строку оцифрування трудових книжок. Його картка доступна на сайті парламенту. Ідея законопроєкту пов’язана з тим, що через війну частина підприємств була релокована, архіви могли бути втрачені або знищені, а люди не завжди мали можливість вчасно подати документи.
Однак станом на 1 червня 2026 року орієнтиром для громадян залишається саме дата 10 червня 2026 року. Тому чекати можливого продовження не варто: якщо документи є на руках, краще подати їх зараз.
Що перевірити вже зараз
Передусім варто зрозуміти, де зараз ваша трудова книжка: у вас, у роботодавця чи в архіві. Якщо документ зберігається на підприємстві, потрібно уточнити, чи роботодавець уже передав сканкопії до ПФУ.
| Ситуація | Що робити |
|---|---|
| Трудова книжка у вас на руках | Самостійно відсканувати та подати через портал ПФУ |
| Трудова книжка у роботодавця | Попросити підтвердження, що її передали на оцифрування |
| Є записи до 2004 року | Особливо уважно перевірити якість сканів |
| Книжка втрачена або пошкоджена | Звернутися до ПФУ та зібрати документи, які можуть підтвердити стаж |
| Ви вже пенсіонер і не працюєте | Перевірити потребу в оцифруванні через ПФУ, оскільки дані можуть бути у пенсійній справі |
Окрім питань із документами та стажем, українців хвилюють і щоденні витрати, зокрема різке подорожчання моркви на ринках і в супермаркетах.