До завершення перехідного періоду для електронних трудових книжок в Україні залишилося не так багато часу, повідомляє jerelo.com.ua з посиланням на rada.gov.ua. Закон № 1217-IX, який набрав чинності 10 червня 2021 року, запустив перехід на електронний облік трудової діяльності та дав п’ять років на перенесення даних із паперових трудових книжок до Реєстру застрахованих осіб. Кінцева дата цього етапу — 10 червня 2026 року.
Для працівників це не просто технічна зміна. Від якості оцифрування документів залежить, наскільки легко потім підтвердити стаж, оформити пенсію або швидко отримати витяг з електронної трудової книжки. Чим раніше перевірити свої записи, тим менше ризику зіткнутися з помилками в найневдаліший момент.
Навіщо Україні електронні трудові книжки
Головна ідея реформи — перевести облік трудової діяльності в цифровий формат, зменшити залежність від паперових документів і спростити доступ до відомостей про стаж. У Пенсійному фонді пояснюють, що електронна трудова книжка — це цифровий аналог паперової, який зберігається в Реєстрі застрахованих осіб. Такий формат дає змогу швидше перевіряти дані, отримувати витяги онлайн і в перспективі спрощує призначення пенсії без зайвих паперових процедур.
Електронна трудова книжка — це не скасування стажу, а перехід до зручнішого і безпечнішого способу його обліку.
Паперовий варіант при цьому не зникає миттєво з життя працівника. Після завершення оцифрування та внесення відомостей до реєстру паперову трудову книжку видають людині особисто під підпис, а роботодавець більше не зобов’язаний постійно тримати її у себе.
До якої дати треба оцифрувати трудову книжку
Ключова дата для всіх, хто ще не подбав про перенесення даних, — 10 червня 2026 року. Саме до цього моменту триває п’ятирічний перехідний період, передбачений законом. Пенсійний фонд у своїх роз’ясненнях прямо закликає не відкладати процедуру та завантажити сканкопії завчасно.
Особливо уважними варто бути людям, які давно не працювали офіційно, перебувають за кордоном, змінили кількох роботодавців або мають записи про навчання, військову службу чи догляд за дитиною. У таких випадках перевірка документів займає більше уваги, а будь-яка пропущена сторінка може вплинути на підтвердження стажу.
Які документи потрібно підготувати
Для оцифрування подають не лише саму трудову книжку. Пенсійний фонд радить підвантажувати також інші документи, які підтверджують періоди трудової діяльності, якщо вони мають значення для стажу. Це особливо важливо для відрізків часу до 1 січня 2004 року, адже саме вони найчастіше потребують документального підтвердження.
Що бажано мати під рукою:
- паперову трудову книжку;
- усі сторінки, де є записи;
- документи, що підтверджують стаж, якщо в книжці є неточності або прогалини;
- за потреби — документи про військову службу, навчання, народження дитини та інші періоди, які враховуються відповідно до законодавства і подаються до ПФУ разом зі сканкопіями.
Одна з найпоширеніших помилок — відсканувати лише заповнені сторінки й пропустити титульний аркуш або сторінки з важливими реквізитами.
Які вимоги до сканкопій
Пенсійний фонд наголошує, що сканкопії мають бути кольоровими, чіткими та зробленими з оригіналів документів. На зображеннях повинні добре читатися текст, серія, номер, дати, підписи, печатки та дані власника. Зберігати файли рекомендують у форматах JPG або PDF.
Коротко про вимоги
| Що перевірити | Вимога |
|---|---|
| Формат сканів | JPG або PDF |
| Якість | чітке кольорове зображення |
| Джерело | скан з оригіналу документа |
| Видимість | повна сторінка без обрізання |
| Реквізити | мають читатися дати, печатки, підписи, серія, номер |
Також ПФУ радить уважно перевірити титульний аркуш трудової книжки та записи про роботу. Якщо там є виправлення, нечіткі печатки або сумнівні записи, краще розібратися з цим до подання, а не тоді, коли вже виникне потреба оформлювати пенсію.
Як оцифрувати трудову книжку: два основні способи
Оцифрування можна зробити як через роботодавця, так і самостійно. Обидва варіанти офіційно передбачені Пенсійним фондом.
1. Через роботодавця
Це зручний шлях для тих, хто зараз офіційно працює. Роботодавець може відсканувати документи та подати їх через свій кабінет страхувальника на вебпорталі ПФУ. Працівнику в такому разі важливо лише переконатися, що роботодавець справді це зробив, а дані коректно підтягнулися в систему.
2. Самостійно через ПФУ
Працівник може:
- звернутися до сервісного центру Пенсійного фонду з паперовими документами;
- або самостійно завантажити сканкопії через особистий кабінет на вебпорталі ПФУ.
Для самостійного подання потрібна авторизація на порталі, зокрема за допомогою КЕП. Після входу потрібно обрати розділ «Комунікації з ПФУ» та вкладку «Відомості про трудові відносини», заповнити дані, додати скани та підписати звернення.
Найзручніше оцифровувати документи тоді, коли є доступ до оригіналів і час спокійно перевірити кожну сторінку, а не в останні дні перед дедлайном.
Як перевірити, чи все вже є в електронній системі
Після завантаження документів не варто просто чекати й забувати про них. Правильний крок — зайти до особистого кабінету на вебпорталі ПФУ та звірити записи. Електронна трудова книжка доступна саме там, а також онлайн можна сформувати витяг, якщо потрібно підтвердити досвід роботи чи перевірити, як відображається стаж.
Що варто перевірити в кабінеті:
- чи є всі місця роботи;
- чи правильно відображені дати прийняття, переведення і звільнення;
- чи не загубилися записи до 2004 року;
- чи збігаються дані електронної та паперової книжки.
Навіть одна пропущена сторінка може означати втрату частини стажу на етапі призначення пенсії, тому поверхнева перевірка тут не працює.
Чому дата 1 січня 2004 року така важлива
Саме з 1 січня 2004 року страховий стаж в Україні обчислюється за даними Реєстру застрахованих осіб. Тобто періоди після цієї дати, як правило, вже фіксуються в державній системі страхування. А от стаж, набутий до 01.01.2004, підтверджується трудовою книжкою та іншими документами, визначеними законодавством.
Через це людям із великим стажем, набутим ще до 2004 року, особливо важливо не просто “скинути скани”, а переконатися, що всі записи читаються і можуть бути використані для підтвердження цього періоду. Саме тут найчастіше виникають питання щодо старих печаток, назв підприємств і змін у записах.
Що буде після 10 червня 2026 року
Після завершення перехідного періоду життя не зупиниться, і право людини підтвердити свій стаж нікуди не зникне. Якщо з поважних причин трудову книжку не оцифрували до цієї дати, документи все одно можна буде подати пізніше — зокрема під час звернення до ПФУ для оформлення пенсії. Саме на цьому акцентують роз’яснення Пенсійного фонду.
Але є важливий нюанс: відкладати це “на потім” невигідно. Коли питання стажу постає вже під час оформлення пенсії, будь-яка неточність перетворюється з дрібниці на реальну проблему, яка забирає час і нерви. Тому логіка тут проста — краще оцифрувати все зараз, коли ситуацію можна спокійно перевірити й виправити без тиску строків.
Що робити з паперовою трудовою книжкою після оцифрування
Після того як Пенсійний фонд опрацює дані, паперову трудову книжку видають працівнику особисто під підпис. Водночас на вимогу працівника роботодавець і надалі повинен вносити до неї записи про прийняття на роботу, переведення, звільнення, заохочення та нагороди. Тобто паперова книжка не зникає юридично повністю, але вже не є головним місцем зберігання інформації про трудову діяльність.
Після оцифрування працівнику варто:
- забрати паперову книжку на зберігання;
- не викидати її навіть після появи електронної версії;
- перевірити, чи всі записи потрапили до електронного реєстру;
- за потреби просити роботодавця вносити записи й надалі.
Паперова трудова книжка після оцифрування вже не основний інструмент обліку, але вона може залишатися важливим резервним доказом у спірних або нестандартних ситуаціях.
Тим, хто зараз розбирається з документами і держсервісами, також буде корисно дізнатися, як у 2026 році подати заявку на нові конкурси Мінкульту для культурних проєктів.